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晨科文档管理系统 让文件档案不分家

发布时间:2019-06-19 22:31 来源:未知 编辑:admin

  随着办公自化管理在办公领域的普遍应用,政府机关和社会各行各业都在逐步实行“文档一体化管理”,以提高工作效率,加快办公自动化的进程,实现全面、科学的文件档案全程管理。

  项目经理让员工小王去找一下正在实施的项目A的所有文件和档案,小王就找到了所有有关于A项目的资料,但是没办法分清楚哪些是文件,哪些是档案。

  很多人都和小王一样不明白文件和档案的区别,认为文件不就是档案,档案不就是文件吗?

  文件是业务运行中的过程文件,其生命周期涉及文件的生成、 编辑、处理、共享、协同、审批、成文等各个环节。就像小王搜索到的资料里,目前正在实施的项目所生成的各类表格,图片,视频,文字信息就是属于文件,且没有一个固定的保存形式,所以文件就是档案的前提和基础。

  档案是对有价值的资源文件进行存档备案后,按照管理规范将 档案上架、保管、查询、借阅、利用、销毁。就像小王搜索到的资料里,已经处理完毕且有保存价值的文件,且已经进行过分类整理立卷,著录,且由档案室有专人管理的资料,所以档案是文件的扩展和延伸。

  再来看一下文件档案的现状:文件分散管理、权限不清晰、版本混乱、格式不统一、易丢失,档案借阅不规范、归还不及时、库房管理混乱、手工收录不完整、电子化程度低面对这些问题,杭州晨科软件技术有限公司基于真正的“文档一体化”管理概念,自主研发的“晨科文件档案管理系统”就实地解决了文件和档案管理现状的难题。

  晨科文档管理系统从企业自身特点出发,对文件实现集中存储、分类管理、文件模板、在线编辑、在线预览、文件分享、批量归档,对档案实现档案建设,整理著录、扫描上传、附件挂接、在线预览、批量上架、档案销毁、批量导出。

  在晨科文件档案管理系统中 ,文件和档案是一体的,依据统一的标准,遵循统一的规范,将文件从形成、运转、处理、管理 到档案的收集、整理、鉴定、检索、利用等各环节有机结合起来,组成一个系统。提高工作效率、实现集中控制、增强流程衔接、减降管理难度。

  首先,晨科文档管理系统中打通了线上线下的流程,将文件、档案、库房的管理流程实现了集成。在A项目中,从项目开始到完成,会有前期的报价单,项目需求,签订的合作合同,项目验收通知等等文件,以附件的形式上传了文件管理模块中,在项目结束以后,通过档案管理人员的筛选、鉴定,把有价值的文件做一下归档,就形成了档案,放入系统的库房中,而这些纸质档案就放在了与系统库房相对应的实际库房的位置上。

  其次,晨科文档管理系统全面管控文件与档案的生命周期,无论是从文件的生成、运转、处理、形成,还是档案的搜集、整理、利用、销毁,晨科文档系统都是可以做到全面管控的。

  总之,需要增强对文件档案一体化管理的认知,才能使档案管理适应新时期的要求,只有将文档一体化的理念深深植入到新的文档一体化管理工作中,才能把文件档案整合成一个系统,以适应信息时代的管理要求,就不会再出现“两个和尚挑水喝”甚至于“三个和尚没水喝”的尴尬现象,大大提高了企业的工作效率。

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